Kosten Berechnung
1. Stundenkosten
Es werden grundsätzlich interne Selbstkosten des Büros ermittelt auf Basis der Leistungsstunden der Mitarbeiter.
Jeder Mitarbeiter hat bestimmte Kosten, die er pro Stunde verursacht.
Die Mitarbeiter ordnen täglich ihre Leistungsstunden einer bestimmten Projektleistung zu, so entstehen Stundenkosten für die jeweiligen Projektleistungen.
Die Kosten sind also Zeitbezogen, Projektbezogen und Mitarbeiterbezogen.
Diese feine Kostenteilung ermöglicht es nun, die Kosten beliebig zu verdichten, d.h. es können Summen und Gruppierungen auf Basis ganzer Projekte, des Datums oder auch des Mitarbeiters berechnet werden.
Sollten sich die Stunden-Kosten der Mitarbeiter mit der Zeit ändern, so ist das kein Problem, Sie können jederzeit beim Mitarbeiter korrigiert werden, ohne dass bereits eingegebene Stunden betroffen sind, es wird immer zum Zeitpunkt der Stundeneingabe der gerade aktuelle Stundensatz des Mitarbeiters übernommen.
2. Personalkosten Anteil
Die eingegebenen Stunden und abgeleiteten Kosten sind reine Leistungskosten des aktiven Personals.
Um nun auf gesamte Bürokosten zu schliessen, werden diese Personalkosten um die restlichen Gemeinkosten (z.B. Miete, Strom, etc.) erhöht.
Da dies aber zu aufwendig wäre, diese Allgemeinkosten zu warten, wird mit einem einfachen Faktor gearbeitet, der z.B. aus der Buchhaltung aus einem längeren Zeitraum in der Vergangenheit abgeleitet werden kann.
Der Faktor "Personalkosten Anteil" gibt an, wie hoch der Anteil der Personalkosten an den gesamten Bürokosten ist, d.h. die Gesamtkosten sind immer 100%.
Ist beispielsweise der Personalkosten Anteil 70% und es werden Personalkosten von 1.050 ermittelt, so sind die Geamtkosten 1.500.
3. Sonstige Kosten
Abgesehen von den Personalkosten kann es noch andere projektbezogene Kosten geben, die auch in den Gemeinkosten (über den Personalkosten Anteil) nicht berücksichtigt sind, die aber im Controlling eventuell maßgebende Kosten darstellen, wie z.B. externes Statiker-Honorar, Planpausen etc..
Diese "Sonstigen Kosten" können projektbezogen erfaßt werden und werden dann als Summe den Gesamtkosten noch hinzugerechnet.
4. Soll Kosten
Um Vergleiche zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten berechnen zu können gibt es die Soll Kosten.
Die Soll Kosten werden bei jeder Projektleistung eingetragen, dadurch ergibt sich die gleiche Gliederung, wie bei den ermittelten Personalkosten es können diese Soll Kosten genauso verdichtet und aufsummiert werden.
Als Soll Kosten zum Controlling können beispielsweise geplante Kosten eingetragen werden, die nicht überschritten werden sollen.
Ein andere Möglichkeit wäre bei den Soll Kosten das anteilige Honorar für die Projektleistungen einzutragen, somit ergibt sich aus dem Soll/Ist Vergleich eine direkte Gewinnermittlung.
5. Prognose Kosten
Ein sinnvoller Soll/Ist-Vergleich kann erst nach Beendigung einer Projektleistung gezogen werden, wenn also alle Kosten erfasst sind und den Soll Kosten gegenüber gestellt werden können.
Damit aber ein Controlling zu jeder Zeit möglich ist, können Prognose Kosten ermittelt werden, somit ist jederzeit ein relevanter Vergleich möglich.
Zur Berechnung der Prognose Kosten wird zu jeder Projektleistung ein Fortschritt eingegeben, von dem dann durch Annahme einer linearen Weiterentwicklung die Endkosten ermittelt werden.
Ist also der Fortschritt einer bestimmten Leistung 75% und die derzeitigen Kosten 1.500, so sind die Prognosekosten 2.000.
Je genauer und öfter der Fortschritt eingetragen und korrigiert wird, desto genauer die Prognoseberechnung.
6. Zusammenfassung
Die Berechnung klingt hier theoretsich kompliziert und recht aufwendig, es ist aber in der Anwendung ein einfaches System, welches faktisch fast keinen Aufwand erfordert und trotzdem jederzeit relevante Daten liefert, die sehr flexibel ausgewertet werden können.
- Sie müssen einmalig den Mitarbeitern Stundenkosten eintragen
- Sie müssen einmal einen generellen Personalkosten Anteil eintragen
- Die laufenden Kosten werden automatisch ermittelt
Hier können Sie schon zu jederzeit die aktuellen Kosten auswerten
- Bei Bedarf können zusätzlich "Sonstige Kosten" projektbezogen erfaßt werden
- Sie können den Leistungen Soll Kosten zuordnen
Hier haben Sie ohne Aufwand bereits immer aktuelle Soll/Ist Vergleiche
- Sie können zu den Leistungen regelmäßig den Fortschritt eintragen
Hier haben Sie zusätzlich auch eine Prognoseberechnung
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